Деловые письма можно поделить на три группы – ознакомительные деловые письма, уточняющие письма и сопроводительные письма к пакетам с информацией.
Ознакомительные письма используются, чтобы представить себя перспективным клиентам и сообщить им, о вашем намерении связаться с ними в определенный день и время. Уточняющие письма используются, чтобы уточнить условия контакта, оговоренные в предыдущем деловом письме: это может быть телефонная беседа или личная встреча. Сопроводительные письма отправляют как часть большего пакета, они несут информацию получателю о том, что искать в таком пакете.
Правила написания делового письма:
— Пишите в письме о клиенте и его потребностях, а не о себе
— Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее
— Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками
— Мотивируйте к действиям
— Будьте кратки в деловом письме
— Обязательно персонализируйте письмо
— Перечитайте письмо
Пишите в письме о клиенте, а не о себе
Правильное написание деловых писем, предполагает, наименее располагающее к себе слово в деловом письме — «я», а самое эффективное слово — «вы». Никогда не начинайте письмо с «я», потому что читатель, возможно, никогда не прочитает второе слово. Все сводится к торговле выгодой — ваши потенциальные клиенты интересуются не особенностями ваших услуг или изделий, а тем, какую пользу им могут принести ваши изделия или услуги. Нужно подходить к этому пункту особо трепетно.
Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее.
Это является неотъемлемой частью ознакомительного письма, но если вы уже говорили с этим человеком и он вас знает, восстановите впечатление от предыдущего контакта.
Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками
Ваше письмо должно включать приблизительно три ключевых пункта, выделенных отдельно. Читателям нравится разделение на пункты, потому что это делает письмо легким в прочтении. Как автор/продавец, вы извлекаете выгоду, четко указывая наиболее важные пункты, которые вы хотите осуществить. Повествуйте максимально понятно и легко, не перегружайте читающего. Подробности можно изложить в договоре или написать письмо — коммерческое предложение.
Мотивируйте к действиям
Какого результата вы хотите достичь вашим письмом? Хотите ли вы назначить личную встречу с адресатом? Или отвечаете на вопросы, которые возникли на предыдущей встрече? Хотите ли вы лучше информировать потенциальных клиентов? Ваше письмо должно содержать информацию об определенных действиях.
Будьте кратки в деловом письме
Практика показывает, что мало кто вычитывает длинные письма. В длинных письмах сразу отбрасываются целые блоки информации и шансов «обработать» получателя значительно падают. Поэтому, деловое письмо должно быть не более одной страницы.
Обязательно персонализируйте письмо
Вы будите восприниматься с большим доверием, если покажете, что осведомлены о нюансах деятельности компании вашего клиента. Это особенно важно, когда вы хотите заполучить крупного корпоративного клиента. Существенный нюанс — письма, адресованные в «компании…» или «отделу…» никто не читает.
Перечитайте деловое письмо еще раз
Еще раз прочитайте свое деловое письмо. Лучше если вы сделаете это не сразу после окончания написания, а спустя хотя бы полчаса. Или попросите коллегу, чтобы просмотрел письмо, прежде чем вы отошлете его. Это даст возможность определить, насколько понятно ваше письмо, и достигли ли вы желаемого эффекта.
Обязательно проверьте орфографию и отсутствие опечаток.
Эта полезная информация взята с ресурса: salesmasters.ru
Publiction author
